Comunication

Peranan Komunikasi Informal

    Dalam suatu organisasi baik yang berorientasi komersial maupun sosial, tindak komunikasi dalam organisasi atau lembaga tersebut akan melibatkan empat fungsi, yaitu:

1.  Fungsi informatif

Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi (information-processing system).  Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu.

Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti informasi pada dasarnya dibutuhkan oleh semua orang yang mempunyai perbedaan kedudukan dalam suatu organisasi.  Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi.  Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti dan sebagainya.

2.  Fungsi Regulatif

Fungsi regulatif ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi.  Pada semua lembaga atau organisasi, ada dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif ini, yaitu:

1. atasan atau orang-orang yang berada dalam tataran manajemen yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan.  Disamping itu mereka juga mempunyai kewenangan untuk memberikan instruksi atau perintah, sehingga dalam struktur organisasi kemungkinan mereka ditempatkan pada lapis atas (position of authority) supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya.  Namun demikian, sikap bawahan untuk menjalankan perintah banyak bergantung pada:
1. keabsahan pimpinan dalam penyampaikan perintah
2. kekuatan pimpinan dalam memberi sanksi
3. kepercayaan bawahan terhadap atasan sebagai seorang pemimpin sekaligus sebagai pribadi
4. tingkat kredibilitas pesan yang diterima bawahan.
2. berkaitan dengan pesan atau message.  Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja.  Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan-peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan.

3. Fungsi Persuasif

Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan.  Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah.  Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.

4. Fungsi Integratif

Setiap organisasi berusaha menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat dilaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik.  Ada dua saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (newsletter, buletin) dan laporan kemajuan oraganisasi; juga saluran komunikasi informal seperti perbincangan antarpribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga ataupun kegiatan darmawisata.  Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.

Bentuk komunikasi timbul dengan berbagai maksud,yang meliputi:
1.pemuasan kebutuhan manusiawi,seperti kebutuhan untuk berhubungan dengan orang lain
2.perlawanan terhadap pengaruh yang menonton atau membosankanmpengaruhi perilaku orang lain
4.pelayanan sebagai sumber informasi hubungan pekerjaan yang tidak disediakan slauran komunikasi.

Tipe komunaksi informal yang paling terkenal adalah grapevine(mendengar sesuatu bukan dari sumber resmi,tetapi dari desus kabar atau slentingan.Sistem komunikasi ini cenderung dianggap merusak dan merugikan ,Karena tidak jarang terjadi penyebaran informasinya tidak tepat,tidak lengkap dan menyimpang.

Hambatan-hambatan terhadap komunikasi efektif
Komunikasi adalah vital,tetapi komunikasi sering tidak efektif dengan adanya kekuatan –kekuatan dari luar yang menghambatnya.
Hambatan tersebut adalah sebagai berikut:
1.Hambatan-hambatan organisasional
   Hambatan ini ada 2 yaitu
     1.Tingkatan hirarki
          Bila suatu organisasitumbuh, strukturnya berkembang ,akan menimbulkan berbagai masalah komunikasi .Karena berita harus melalui tingkatan tambahan,yang memerlukan waktu yang lebih lama untuk  mencapai tujuan dan cenderun g menjadi berkurang kecepatannya.
    2.Wewenang manejerial
        Tanpa wewenang untuk membuat keputusan tidak mungkin manajer dapat mencapai tujuan dengan efektif .Tetapi dilain pihak ,ada kenyataannya bahwa seseorang yang menegndalikan orang lain juga menimbulkan hambatan terhadap komunikasi.
2.Hambatan –hambatan anatr pribadi
    Manejer masih perlu memperhatikan hambatan antar pribadi yaitu:

#.Persepsi selektif
   persepsi adalah suatu proses yang menyeluruh dengan mana seseorang menseleksi,mengorganisasikan dan mengartikan segala sesuatu di lingkungannya.Manajer perlu memperhatikan tia aspek sehubungan dengan persepsi selektif:
1.penerima akan menginterprestasikan berita berdasrkan pengalaman diri dan bagaimana mereka telah belajar untuk menanggapi sesuatu
2.penerima akan menginterprestasikan berita dengan cara menolak setiap perubahan dalam struktur kepribadian yang kuat
3.penerima akan cenderung mengelompokkan dan menyimpan karakteristik pengalam mereka sehingga mereka membuat pola-pola menyeluruh

#Status komunikator
   Hambatan komunikasi lainnya adalah cenderung untuk menilai ,mempertimbangkan dan membentuk pendapat atas dasar karakteristik pengiriman terutama kredibilitasnya .Kredibilitasnnya didasarkan pada keahlian seseorang dalam bidang yang sedang dikomunikasikan dan tingkat kepercayaan seseorang bahwa orang tersebut akan mengkomunikasikan kebenaran.

#.Keadaan membela diri
   Perasaan pembelaaan diri pada pengirim ,penerima berita atau keduanya juga menimbulkan hambatan –hambatan komunikasi .Keadaan membela diri seseorang mengakibatkan ekspresi wajah seseorang ,gerakan tubuh dan pembicaraan tertentu,dan sebaliknya meningkatkan tingkat pembelaan dipihak lain.jadi,akan timbul reaksi detentif.Keadaan ni membuat pendengar lebih berkonstrasi pada apa yang akan dikatakan dan bukan apa yang sedang didengar.

#.Pendengaran lemah
   Manajer perlu belajar untuk mendengar secara efektif agar mampu mengatasi hambatan ini.Berbagai kebiasaan sehubungan dengan pendengaran lemah meliputi: mendengar hanya permukaaan saja, dengan sedikit perhatian pada apa yang sedang dikatakan ,memberikan pengaruh ,melalui baik perkataan atau tanda-tanda,menunjukkan tanda-tanda kejengkelan atau kebosanan terhadap bahan pembicaradan mendengar dengan tidak efektif.

#Ketidak tepatan pengggunaan bahasa
  Salah satau kesalahan terbesar yang dibuat komunikasi adalah anggapan bahwa pengertian terletak dalam kata-kata yang digunakan.Sebagai contoh:perintah manajer ntuk mengerjakan secepat mungkin bias berarti satu hari ,atau satu minggu.Disamping itu, bahasa-bahas non verbal yang tidak konsisten,seperti nada suara,ekspresi wajah dan sebagainya dpat menghambat kmunikasi.

PENINGKATAN EFEKTIVITAS KOMUNIKASI
  Berbagai penyebab timbulnya masalah-masalh komunikasi dan betapa sulitnya mencapai komunikasi efektif,dengan itu maka manajer perlu meningkatkan efektivitas komunikasi dan cara –cara untuk mengatasi kesulitan –kesulitan yaitu:
1.Kesadaran akan kebutuhan komunaksi efektif
   Karena berbagai hambatan organisasional dan antar pribadi ,komunikasi efektif tidak dapat dibiarkan terjadi begitu saja .Mnajer haus memainkan peranan penting dalam proses komunikasi ,dimana hanya dengan cara itu kemudian dapat diambil langkah-langkah untuk meningkatkan efektivitas komunikasi.
2.Penggunaan umpan balik
   Peralatan penting pengembangan komunikasi lainnya adalh penggunaan umpan balik berita-berita dikirim .Komunikasi dua arah ini memungkinkan proses komunikasi berjalan efektif.Para manajer dapat melakukan paling sedikit dua hal untuk mendorong hal umpan balik dan menggunakan secar efektif.Majaner dapat menciptakan lingkungan yang mendorong umpan balik dan mendaptkan umpan balik melalui kegiatan mereka sendiri.Dilain pihak,para manajer perlu secara aktif mencari umpan balik.Manejemen partisipatif dan komunikasi tatap muka merupakan cara-cara yang dapat digunakan untuk meningkatkan efektivitas komunikasi melalui penggunaan umpan balik.

3.Menjadi komunikator yang lebih efektif
   Salah satu peralatan yang digunakan secara efektif oleh para psikolog ,pembimbing,dan orang-orang yang profesinya memerlukan pemahaman yang mendalam tentang klien mereka ,yaitu active listening ,dapat dipergunakan untuk mengembangkan dimensi baru ketrempalinan manajemen para manajer.Prinsip dasar peralatan inilah penggunaan pernyataan balik oleh pendengar.Bagaimanapun juga,posisikunci para manajer dalam proses komunikasi ,membuat kebutuhan mendesak bagi pengembangan diri untuk menjadi komuniaktor yang lebih efektif.

4.Pedoman komunikasi yang baik
   American Management Associatin (AMA) telah menyusun sejumlah prinsip-prinsip komunikasi yang disebut sepuluh pedoman  komunikasi yang baik(the ten commandment of good communication).Pedoman ini disusun untuk meningkatkan efektivitas komunikasi organinasasi ,yang secar ringkas adalah sebagai berikut:
1.Cari kejelasan gagasan-gagasan tersebut dahulu sebelum dikomunikasikan
2.Teliti tujuan sebenarnya setiap komunikasi
3.Pertimbangkan keadaan phisik dan manusia keseluruhan kapan saja komunikasi akan dilakukan
4.Konsultasikan dengan pihak –pihak lain,bila perlu,dalam perencanaan komunikasi.
5.Perhatikan tekanan nada dan ekspresi lainnya sesuai isi dasar berita selama berkomunikasi
6.Ambil kesempatan ,bila timbul,untuk mendapatkan segala sesuatu yang menbantu atau umpan balik
7.Ikutilah lebih lanjut komunikasi yang telah dilakukan
8.Perhatikan konsistennya komunikasi
9.Tindakan atau perbuata harus mendorong komunikasi
10.Jadilah pendengar yang baik,berkomunikasi tidak hanya untuk dimengerti tetapi untuk mengerti.